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(N. B. sostituire testo in blu con informazione corretta)
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L'intestazione (letterhead), usata soprattutto nella corrispondenza commerciale e professionale, è la sigla o il marchio commerciale di una ditta, di un'azienda o di un professionista e si trova già impressa sul foglio intestato, di solito in alto a sinistra e può anche continuare in piè di pagina. In genere, include il logotipo, il nome, l'indirizzo, il numero di telefono/fax, l'URL e email (se sono disponibili), cioè i dati del mittente.
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| Destinatario
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Data
| La data
si colloca di solito in alto, a destra, sotto l'intestazione (se c'è) o
il destinatario nella corrispondenza commerciale. Nella corrispondenza privata
è il primo elemento sul foglio sul margine superiore a destra. L'articolo
nella data non è necessario. La data viene sempre preceduta dal nome della
città/paese (anche se figura nell'intestazione) da dove la lettera viene
spedita e seguito da una virgola, ad es.,
Quando, comunque, il testo
della lettera è breve, si potrebbe anche collocare nel margine inferiore
destro o sinistro, anzi in passato era diffuso scrivere la data dopo la firma
in fondo sul margine destro. Il giorno si scrive in numero, il mese in numero
o in lettere (preferibile in lettere e con l'iniziale minuscola) e l'anno in numero.
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| Cortese
attenzione |
Nella
corrispondenza commerciale, se si conosce il nome di chi riceverà la lettera
si può aggiungere alla cortese attenzione/CA:
(o tutto MAIUSCOLE e in neretto, o
in neretto e sottolineato)
ma attenzione poi a non ripetere il nome del destinatario nell'esordio
(v. es. 2 sotto) Es.,
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| Riferimento | I
riferimenti si trovano solo nella corrispondenza commerciale. Di solito, si scrivono
con formule del genere n./rif., Ns/rif., Vs/rif. e seguono
o la cortese attenzione o dopo la data,
prima dell'oggetto. V. esempio sotto:
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| Oggetto | Nella
corrispondenza commerciale, l'oggetto racchiude in modo riassuntivo il contenuto
della lettera. Si include dopo la data e dopo il riferimento
(se c'è), tutto MAIUSCOLE e in neretto, o in neretto e sottolineato,
scritto o per esteso o in forma abbreviata (Ogg.):
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| Esordio | L'esordio
(sempre a sinistra, con una maiuscola iniziale, seguito da una virgola e poi a
capo) è la parte iniziale o il principio della lettera vera e propria:
v. esempio sotto: Nella corrispondenza commerciale si può omettere solo nel caso ci fosse una cortese attenzione oppure se si scrive direttamente a un'azienda, inviando la lettera all'attenzione di nessuno in particolare. L'uso dell'esordio rientra nella sfera soggettiva dello scrittore che ha a sua disposizione un elenco ampio di formule da cui scegliere in aggiunta ai possibili titoli del destinatario. Da ricordare che è sconsigliato usare forme abbreviate nell'esordio. Ecco un elenco di alcuni convenevoli:
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| Corpo
| Il
corpo è la parte centrale della lettera che espone l'argomento e inizia
sempre con un capoverso. Di solito, la prima parte è una formula introduttiva,
segue poi la tema centrale e infine la parte
conclusiva.
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| Chiusura
| Il
"commiato" ovvero la "chiusura" di una lettera va sempre accompagnata
da qualche frasetta che serve da "conclusione" e segue il corpo della
lettera. La chiusura va sempre seguita da un punto dopodiché verrà
la firma: v. esempio. Ecco alcuni commiati:
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Antefirma
| L'antefirma
si include solo nella corrispondenza commerciale e precederà la firma vera
e propria. L'antefirma è il nome della ditta e il nome e cognome della
persona e la carica che occupa, o digitata oppure timbrata: v. esempio
nel caso di un'azienda e sim. che scrive ad un'altra. Se la lettera è di tipo commerciale ma scritta da un individuo privato e non da un'altra ditta e sim. nell'antefirma si include l'indirizzo (v. esempio).
Nella corrispondenza personale, l'antefirma non si aggiunge.
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Firma
| La
firma segue l'antefirma e di solito si colloca a destra.
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Poscritto
(P.S.)
| Il p.s., "poscritto" dal latino post scriptum, è ciò che si aggiunge a una lettera dopo averla già conclusa e firmata. Spesse volte, ha anche la funzione di mettere maggior enfasi su una qualche idea già espressa nel corpo della lettera. Comunque, mentre nella corrispondenza personale è molto usato, il p.s. è da evitare nella corrispondenza commerciale. Si colloca dopo la firma, nel margine sinistra.
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L'allegato è un
documento e simile che si aggiunge alla lettera (di solito citato nella lettera
o di qualche rilevanza ad essa) e si invia "allegato" alla lettera.
Per indicare la presenza di allegati, si aggiunge "Allegati" oppure
la forma abbreviata "All." seguito dal numero di pezzi allegati, in
fondo a sinistra, dopo la firma (v. esempio). In passato, era comune collocare l'allegato dopo l'oggetto.
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| Le iniziali d'autore/autrice e del dattilografo o della dattilografa si indicano solo nella corrispondenza commerciale. Queste iniziali sono l'ultimo elemento della struttura della lettera e si collocano in fondo, sempre a sinistra, dopo gli allegati (se ci sono). Le iniziali del autore o della autrice si scrivono tutto maiuscole, seguite da una sbarretta (/) o anche dai due punti (:), con poi le iniziali del dattilografo o della dattilografa tutto minuscole (v. esempio).
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