(N. B. sostituire testo in blu con informazione corretta)



Intestazione






 

L'intestazione (letterhead), usata soprattutto nella corrispondenza commerciale e professionale, è la sigla o il marchio commerciale di una ditta, di un'azienda o di un professionista e si trova già impressa sul foglio intestato, di solito in alto a sinistra e può anche continuare in piè di pagina. In genere, include il logotipo, il nome, l'indirizzo, il numero di telefono/fax, l'URL e email (se sono disponibili), cioè i dati del mittente.

 

Destinatario




















Quando ci si rivolge a un'azienda o a un individuo nella corrispondenza commerciale, il nome e l'indirizzo del destinatario si scrivono sulla parte superiore del foglio a sinistra (anche a destra) prima della data (se c'è già l'intestazione, l'informazione non si ripete). Se si conosce il nome di chi riceverà la lettera si può aggiungere alla cortese attenzione/CA:

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino



ALLA CORTESE ATTENZIONE DEL SIG. EZIO RINALDI, DIRETTORE DI MARKETING

oppure

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Torino, 18 settembre 1999.

(omettere esordio e proseguire al corpo),
....

Data












La data si colloca di solito in alto, a destra, sotto l'intestazione (se c'è) o il destinatario nella corrispondenza commerciale. Nella corrispondenza privata è il primo elemento sul foglio sul margine superiore a destra. L'articolo nella data non è necessario. La data viene sempre preceduta dal nome della città/paese (anche se figura nell'intestazione) da dove la lettera viene spedita e seguito da una virgola, ad es.,

Bologna, 18/09/99; Bologna, 18 settembre 1999; Bologna, 18/IX/99

Quando, comunque, il testo della lettera è breve, si potrebbe anche collocare nel margine inferiore destro o sinistro, anzi in passato era diffuso scrivere la data dopo la firma in fondo sul margine destro. Il giorno si scrive in numero, il mese in numero o in lettere (preferibile in lettere e con l'iniziale minuscola) e l'anno in numero.

Cortese
attenzione
































Nella corrispondenza commerciale, se si conosce il nome di chi riceverà la lettera si può aggiungere alla cortese attenzione/CA: (o tutto MAIUSCOLE e in neretto, o in neretto e sottolineato) ma attenzione poi a non ripetere il nome del destinatario nell'esordio (v. es. 2 sotto) Es.,

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino


ALLA CORTESE ATTENZIONE DEL SIG. EZIO RINALDI, DIRETTORE DI MARKETING

oppure

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Torino, 18 settembre 1999.

(omettere esordio e proseguire al corpo),
....

oppure senza la CA.

Egr. Sig. Ezio Rinaldi
Direttore di Marketing
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino



Torino, 18 settembre 1999.

Egregio Signor Rinaldi,

....

Riferimento
















I riferimenti si trovano solo nella corrispondenza commerciale. Di solito, si scrivono con formule del genere n./rif., Ns/rif., Vs/rif. e seguono o la cortese attenzione o dopo la data, prima dell'oggetto. V. esempio sotto:

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Torino, 18 settembre 1999.

....


Oggetto





















Nella corrispondenza commerciale, l'oggetto racchiude in modo riassuntivo il contenuto della lettera. Si include dopo la data e dopo il riferimento (se c'è), tutto MAIUSCOLE e in neretto, o in neretto e sottolineato, scritto o per esteso o in forma abbreviata (Ogg.):

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Torino, 18 settembre 1999.

OGGETTO: Pagamento

oppure

Ogg: Pagamento

....


Esordio
























































L'esordio (sempre a sinistra, con una maiuscola iniziale, seguito da una virgola e poi a capo) è la parte iniziale o il principio della lettera vera e propria: v. esempio sotto:

... (destinatario solo nella corrispondenza commerciale)

Bari, 21 settembre 1999.

Egregio Signor Rinaldi,

oppure

Caro amico,
Cara mamma,
ecc.

....


Nella corrispondenza commerciale si può omettere solo nel caso ci fosse una cortese attenzione oppure se si scrive direttamente a un'azienda, inviando la lettera all'attenzione di nessuno in particolare.

L'uso dell'esordio rientra nella sfera soggettiva dello scrittore che ha a sua disposizione un elenco ampio di formule da cui scegliere in aggiunta ai possibili titoli del destinatario. Da ricordare che è sconsigliato usare forme abbreviate nell'esordio. Ecco un elenco di alcuni convenevoli:

Corrispondenza personale
caro


Caro/a/i/e + Nome,
Carissimo/a/i/e + Nome,
Mio/a/i/e caro/a/i/e + Nome,

formule che esprimono affetto, amicizia o intimità. In tutti questi casi, il Nome non deve necessariamente seguire

 Caro/a signore/a, un po' più formale
gentile
Gentile amico/a,formula usata per amicizia non stretta e maggior cortesia

Corrispondenza commerciale
gentile

Gentile signore/a o titolo,
Gentilissim/a/i/e signori/e,
formule generali di cortesia

egregio distinto




Egregio signore/a,
Egregio avvocato Blasi,
Egregio Ingegnere,
Distinta dottoressa Brizzi,
Distinto Geometra,

formule di cortesia a cui si può far seguire il titolo del destinatario usate per chi ha un posto sociale di riguardo e con cui non c'è nessuno legame stretto

pregiatissimo
stimato
Pregiatissimo Professore,
Pregiatissimo Signore,
formula riservata a persone di alto riguardo sociale o intellettuale
chiarissimo
Chiarissimo Professore,
formula riservata a persone di altissimo riguardo sociale o intellettuale
illustrissimo
Chiarissimo Direttore,formula riservata a persone grande merito sociale o culturale
onorevole
Onorevole Senatore,titolo riservato a senatori, deputati, capi di stato e simili
spettabile
Spettabile Ditta, esordio che si usa solo per aziende, ditte e simili
eminenza
reverendo
eccellenza reverendissima
Reverendo padre,
Sua Eccellenza,


Eminenza si usa per cardinali, eccellenza reverendissima per i vescovi, abati e sim., reverendo/a per sacerdoti e suore e molto reverendo per parroci, vicari, decani e sim.

Corpo



Il corpo è la parte centrale della lettera che espone l'argomento e inizia sempre con un capoverso. Di solito, la prima parte è una formula introduttiva, segue poi la tema centrale e infine la parte conclusiva.

 

Chiusura





































 

Il "commiato" ovvero la "chiusura" di una lettera va sempre accompagnata da qualche frasetta che serve da "conclusione" e segue il corpo della lettera. La chiusura va sempre seguita da un punto dopodiché verrà la firma: v. esempio.

... (destinatario solo nella corrispondenza commerciale)

Bari, 21 settembre 1999.

Mio caro Marco,

....

chiusura.


Ecco alcuni commiati:

Corrispondenza personale

Con affetto.
Baci e abbracci.
Un grosso abbraccio.
Con tanto affetto.
Con tutto il mio affetto.
Affettuosi saluti.
Un grosso abbraccio.
Abbracci.
Tuo/a.


Corrispondenza commerciale

Distinti saluti.
Cordialità.
Cordiali saluti.
Un cortese saluto.
In attesa di un Suo gradito riscontro.
Ringraziando per l'attenzione.

 

 

Antefirma












































 

 

L'antefirma si include solo nella corrispondenza commerciale e precederà la firma vera e propria. L'antefirma è il nome della ditta e il nome e cognome della persona e la carica che occupa, o digitata oppure timbrata: v. esempio nel caso di un'azienda e sim. che scrive ad un'altra.

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Torino, 18 settembre 1999.

Ogg: Pagamento

... corpo

chiusura.

Servizol S.p.A.
Direttore vendite
Giuliano Nandoni


Se la lettera è di tipo commerciale ma scritta da un individuo privato e non da un'altra ditta e sim. nell'antefirma si include l'indirizzo (v. esempio).

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Bologna, 18 settembre 1999.

Ogg: Pagamento

... corpo

chiusura.

Pietro Mariano Rossi
Corso Smeraldo 21
40125 BOLOGNA

Nella corrispondenza personale, l'antefirma non si aggiunge.

 

Firma

























 

La firma segue l'antefirma e di solito si colloca a destra.

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Bologna, 18 settembre 1999.

Ogg: Pagamento

... corpo

chiusura.

Pietro Mariano Rossi
Corso Smeraldo 21
40125 BOLOGNA

  
firma: nome e cognome


Va ricordato che nella corrispondenza personale, non si firma mai il cognome.

 

Poscritto (P.S.)




 

Il p.s., "poscritto" dal latino post scriptum, è ciò che si aggiunge a una lettera dopo averla giÓ conclusa e firmata. Spesse volte, ha anche la funzione di mettere maggior enfasi su una qualche idea già espressa nel corpo della lettera. Comunque, mentre nella corrispondenza personale è molto usato, il p.s. è da evitare nella corrispondenza commerciale. Si colloca dopo la firma, nel margine sinistra.

 

Allegati





























 

L'allegato è un documento e simile che si aggiunge alla lettera (di solito citato nella lettera o di qualche rilevanza ad essa) e si invia "allegato" alla lettera. Per indicare la presenza di allegati, si aggiunge "Allegati" oppure la forma abbreviata "All." seguito dal numero di pezzi allegati, in fondo a sinistra, dopo la firma (v. esempio).

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Bologna, 18 settembre 1999.

Ogg: Pagamento

... corpo

chiusura.

Pietro Mariano Rossi
Corso Smeraldo 21
40125 BOLOGNA

  
firma: nome e cognome


All. 3


In passato, era comune collocare l'allegato dopo l'oggetto.

 

Iniziali d'autore/
dattilografo






























Le iniziali d'autore/autrice e del dattilografo o della dattilografa si indicano solo nella corrispondenza commerciale. Queste iniziali sono l'ultimo elemento della struttura della lettera e si collocano in fondo, sempre a sinistra, dopo gli allegati (se ci sono). Le iniziali del autore o della autrice si scrivono tutto maiuscole, seguite da una sbarretta (/) o anche dai due punti (:), con poi le iniziali del dattilografo o della dattilografa tutto minuscole (v. esempio).

Spett.le Società
Sistemi Gem S.r.l.
c.so E. Balbo, 24
10129 Torino

CA: Sig. Ezio Rinaldi, Direttore di Marketing

Ns. rif. 18-22
Vs. rif. PA/VA
Bologna, 18 settembre 1999.

Ogg: Pagamento

... corpo

chiusura.

Pietro Mariano Rossi
Corso Smeraldo 21
40125 BOLOGNA

  
firma: nome e cognome


All. 3

PMR/sd

 

 




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